Victime d’un coup de « Zoom fatigue » ? Voici quelques pistes de réflexion à essayer chez vous.

S’il vous arrive très – trop – souvent de terminer vos journées de travail plus fatigué que normal, il se peut que vous souffriez de ce nouvel état appelé « Zoom fatigue ». Evidemment, vous l’aurez compris, le terme de « Zoom fatigue » qui s’est largement répandu ces dernières semaines, touche aussi bien les utilisateurs de Google Hangout, Skype, FaceTime ou de toute autre interface de vidéoconférence. 

Mais pourquoi les visioconférences nous épuisent-elles autant ?

Il est très compliqué encore pour la plupart d’entre nous de nous adapter à ce nouveau normal.

Les circonstances très particulières dues au confinement et à la crise sanitaire ont propulsé la plupart d’entre nous sur les chemins du télétravail. Cela joue dans notre façon d’appréhender notre nouvelle façon de travailler. Sans compter qu’en plus de cette adaptation à ce nouveau modèle de travail, la gestion de notre environnement immédiat est un facteur important de stress. Beaucoup d’entre nous ont dû faire face à la gestion des enfants et de leur scolarité – elle aussi à distance – tout en jonglant avec les impératifs professionnels.

Penchons-nous sur les raisons de cette « Zoom fatigue » (dont les célibataires, même sans enfants à la maison, font aussi les frais).

Depuis le début de cette situation inédite à laquelle nul d’entre nous n’était préparé, des observations sociales et des recherches ont démarré. Celles-ci tendant à montrer qu’une large proportion de la population souffre des effets secondaires que nos interactions virtuelles provoquent sur notre cerveau.

Ceci serait dû à plusieurs facteurs :

Premièrement, notre esprit se concentre plus intensément sur les conversations afin d’absorber un maximum d’informations. Si vous êtes assis dans une salle lors d’une réunion à plusieurs et que votre esprit se dérobe pendant quelques minutes, vous pouvez toujours rattraper le fil en posant discrètement une ou deux questions à un collègue.  Ce qui n’est pas possible en visioconférence.

Deuxièmement, lors d’un échange en face à face, notre cerveau se concentre aussi bien sur les mots que sur les indices non-verbaux qui émaillent toutes les conversations. Ces indices nous renseignent et nous peignent une image de la relation qui est en train de se dérouler et de la réponse appropriée que nous allons donner. Une visioconférence réduit cette facilité de lecture du non-verbal, exigeant du même coup un accroissement de notre concentration sur ce qui se passe à l’écran.

Troisièmement, ne perdons pas de vue que rester devant un écran, sans bouger, et parfois pendant plusieurs heures d’affilée, accentue la fatigue et allonge les moments  de déconcentration. D’autant plus que certains d’entre nous font plusieurs choses à la fois : lire leurs mails et y répondre, texter un ami, faire des recherches sur Internet, demander aux enfants de faire moins de bruit, etc. Nous ne nous focalisons donc plus entièrement sur la conversation mais fragmentons notre attention. Les psychologues nomment cela « la concentration partielle continue ». Pensez par exemple à quel point il est difficile de cuisiner et de lire à la fois. Ce genre de multitasking est épuisant pour le cerveau qui est dès lors surchargé d’informations et de stimuli qui se déroulent en même temps.

Ensuite, il y a bien sûr la situation du télétravail liée à l’environnement direct  lorsque d’autres membres de la maisonnée sont présents. Si on ne possède pas son propre espace de travail, cela peut très vite devenir ingérable mentalement, physiquement et mener à l’épuisement. Sans compter que les aspects de notre vie qui étaient séparés avant (travail, famille, amis) trouvent place dans le même environnement.

La théorie de l’auto-complexité (the Self-Complexity Theory)  postule que les individus ont de multiples aspects – rôles sociaux dépendants du contexte, relations, activités et objectifs – et nous trouvons la variété saine. Lorsque ces aspects sont réduits, nous devenons plus vulnérables aux sentiments négatifs.

Enfin, la « Zoom fatigue » serait également provoquée par la façon dont, en tant qu’individus, nous gérons et processons l’information en visioconférence. La manière de conserver son attention est de regarder droit dans la caméra.  Cela vous arriverait-il en temps normal de parler à 30 cm de la personne en la fixant non-stop  droit dans les yeux? Non ! direz-vous. Le fait de devoir fixer notre collègue qui parle est inconfortable et fatigant. Devant notre caméra, impossible de laisser notre regard se balader sur les arbres et le jardin car nos interlocuteurs pourraient se vexer de notre inattention. 

Le télétravail est certes né il y a plusieurs années et bon nombre d’entreprises l’organisaient déjà au rythme de un jour par semaine souvent. Mais aujourd’hui, la situation liée au Covid-19 oblige, nous continuerons vraisemblablement à pratiquer cette forme de travail pour des mois encore.

Vous vous demandez alors certainement comment réduire les effets secondaires de toutes ces vidéoconférences que vous enchaînez au fil des journées ?

Voici des pistes qui peuvent vous aider à mieux gérer les vidéoconférences et à les rendre moins énergivores, voire moins éreintantes.

1 – Eviter le multitasking.

C’est facile de penser que nous pouvons en profiter pour faire plus de choses en moins de temps. Mais la recherche tend à prouver que ce comportement est en fait contreproductif et que notre niveau de performance baisse. Une personne qui multitâche, se souviendra de moins d’informations prégnantes qu’une autre qui est resté concentrée sur une seule tâche. 
La prochaine fois que vous serez en visioconférence, fermez tous les onglets et fenêtres qui pourraient vous distraire ou éparpiller votre énergie et attention. Mettez votre téléphone sur silencieux ou dans un endroit où il ne vous déconcentrera pas.

2 – Intégrer des pauses.

Octroyez-vous des mini-pauses pendant les visioconférences en minimisant la fenêtre de l’interface ou en détournant quelquefois le regard. Vos collègues ont probablement compris depuis car ils sont eux-mêmes confrontés aux mêmes difficultés.
Attention, cela ne veut pas dire que vous pouvez commencer à faire autre chose (comme la liste des courses !). Cela vous invite plutôt à reposer vos yeux juste quelques instants.
Profitez-en pour vous reconnecter à vous et à faire un rapide scan de votre état d’esprit et d’énergie.
Les jours où vous ne pouvez pas éviter les visioconférences à la chaine, organisez des meetings qui ne durent pas plus de 50 à 60 minutes chacun. Espacez-les de quelques minutes pour vous donner l’occasion de vous lever, de bouger un peu.

3 – Réduire les stimuli de l’écran.

La recherche démontre que lorsque nous sommes en appel vidéo, nous avons tendance à nous scruter, nous, ce qui constitue en soi une distraction si nous sommes plutôt du genre hyper-vigilant sur notre apparence et notre gestuelle. Cela génèrera un stress inutile. Vous pouvez décider de donc vous retirer de la vue générale.
Pour combattre la fatigue liée à l’effort accru de concentration, encouragez vos collègues/collaborateurs à réduire au maximum les éléments dans leur environnement qui pourraient être propices à la distraction des autres intervenants à la réunion. Evidemment, il est des situations délicates où de jeunes enfants ne peuvent pas être laissés seuls et qui font donc désomrais partie intégrante de vos réunions virtuelles.
Vous pouvez aussi faire en sorte que les personnes qui ne parlent pas, coupent leur caméra et leur micro.

4 – Rendre les évènements sociaux virtuels optionnels.

Après une longue journée de télétravail et de visioconférences, c’est normal d’être fatigué. Et tout particulièrement si vous êtes du type introverti.
Rendez vos sessions virtuelles optionnelles ainsi vos collègues/collaborateurs se sentiront  les bienvenus mais non obligés de se joindre au groupe.
Nommez un facilitateur si le groupe de participants est important. Cette personne sera chargée d’introduire le sujet et d’en faire la conclusion en récapitulant les points principaux et de distribuer la parole de façon à ce que chacun puisse s’exprimer sans que la réunion ne tourne à la cacophonie. C’est en effet très difficile de prendre la parole dans ce genre de circonstances et cela peut devenir une source importante de stress pour les personnes qui ont déjà des difficultés à s’exprimer en public.

5 – Passer en mode appels téléphoniques ou emails

N’hésitez pas à contacter davantage un collègue/collaborateur en tête à tête par le biais du téléphone ou d’un email. Probablement que vous l’aiderez aussi à faire un break de ses propres visioconférences.

6 – Eviter de passer d’office en mode vidéoconférence, tout particulièrement si les personnes ne se connaissent pas bien entre elles.

Beaucoup d’entre nous pensons maintenant que les visioconférences sont la panacée de la communication au sein des organisations dont les collaborateurs sont en télétravail.
Dans des situations où vous communiquez avec des personnes qui n’en font pas toutes partie (clients, vendeurs, networking, etc.) – des situations où vous dépendiez même plutôt du téléphone – vous pourriez vous sentir obligés de le faire sous forme de visioconférence. Mais ce type d’interactions visuelles virtuelles est assez intime et peut se révéler envahissant et stressant.

Ces pistes vont peut-être vous paraître difficiles à suivre au début. Mais les mettre en place petit à petit peut vous aider à prévenir la fatigue, voire le stress continu généré par les interactions constantes et donc à éviter des situations d’épuisement.

Certes les vidéoconférences nous ont permis – et nous permettent encore – de communiquer différemment au niveau humain ce qui n’aurait pas été possible il y a encore quelques années. Elles nous ont permis aussi de conserver un semblant de connexion avec nos proches, nos amis, nos collègues lorsqu’il nous était interdit de sortir et de nous réunir.

Il est même possible que la Zoom fatigue diminue dans les mois qui viennent lorsque nous aurons appris à naviguer l’enchevêtrement mental causé par les chats vidéos. Si vous vous sentez trop hyper-vigilant par rapport à votre image, coupez votre caméra. Conservez votre énergie pour discerner les quelques indices non-verbaux qui passent à l’écran et que vous aurez appris à discerner au cours des conférences.

Vous vous en rendez compte : il est très compliqué encore pour la plupart d’entre nous de nous adapter à ce nouveau normal. Et si vous vous sentez coupable, dites-vous que votre interlocuteur ressent probablement les mêmes difficultés que vous.

Rappelez-vous que ce qui est important ce sont les limites et les transitions. Car nous devons créer des tampons qui nous permettent de mettre une identité de côté, puis de passer à une autre lorsque nous nous déplaçons entre le travail et les personnages privés